KURUMSAL KALİTE YÖNETİMİ YAPILANDIRMA PROJESİ

Manavgat İlçe Kaymakamlığı bünyesinde uluslararası Kalite Yönetim Sistemi şartlarını karşılar bir yönetim sistemi kurmak ve bunu akredite bir kuruluş vasıtası ile tescillemek ve İlçe genelinde vatandaşa hizmet veren diğer kamu kurum ve kuruluşlarının Kaymakamlık vizyonuna paralel olarak sistremlerini kurması ve tescillemesi projenin temel amacıdır.

T.C MANAVGAT KAYMAKAMLIĞI
KURUMSAL KALİTE YÖNETİMİ YAPILANDIRMA PROJESİ

1 Amaç.......................................................................................................................................... 2

2 Projenin Değer Katan Özelliği...................................................................................................... 2

3 Uygulama Aşamaları................................................................................................................... 2

3.1 Kaymakamlık  Yönetim Sistemi Kurulumu.............................................................................. 2

3.1.1 Proje Ofisinin Yapılandırılması......................................................................................... 2

3.1.2 Çalışma Ekibi.................................................................................................................. 2

3.1.3 İletişim.......................................................................................................................... 2

3.1.4 Sistem Kurulumu........................................................................................................... 3

3.1.5 Eğitimler........................................................................................................................ 3

3.2 Kaymakamlık ile Paralel Hizmet Verecek Kurumların Standardizasyonu.................................. 3

3.2.1 Kurumsal Hizmet Yönetimi Temsilcileri............................................................................ 3

Atama Yazısı....................................................................................................................... 3

3.2.2 Kurum Standardizasyonu............................................................................................... 3

Çapraz Denetim................................................................................................................. 4

3.2.3 Kurumsal Verimlilik Analizi.............................................................................................. 4

3.2.4 Proje Süresi................................................................................................................... 4

1) Amaç

Manavgat İlçe Kaymakamlığı bünyesinde uluslararası Kalite Yönetim Sistemi şartlarını karşılar bir yönetim sistemi kurmak ve bunu akredite bir kuruluş vasıtası ile tescillemek ve

İlçe genelinde vatandaşa hizmet veren diğer kamu kurum ve kuruluşlarının Kaymakamlık vizyonuna paralel olarak sistremlerini kurması ve tescillemesi projenin temel amacıdır.

2) Projenin Değer Katan Özelliği

Projede en temel değer katan iki unusur;

-    İlçe Genelinde Eşgüdümlü Olarak Uluslararası Standardizasyona Ulaşmak

-    Uluslararası standartların üzerine çıkarak Manavgata özgü ve Vatandaş Hizmetlerine değer katan özel standartlar oluşturmak ve ilçe genelinde uygulanabilir hale getirmek.

3) Uygulama Aşamaları

3.1 Kaymakamlık Yönetim Sistemi Kurulumu

3.1.1 Proje Ofisinin Yapılandırılması

Kaymakamlık bünyesinde bir çalışma ofisi oluşturulacaktır. Bu çalışma ofisinde 2 adet çalışma ofisi küçük bir toplantı masası ve Bilgisayar, Yazıcı, Projeksiyon donanımlarının bulunması proje verimliliği açısından gereklidir.

3.1.2 Çalışma Ekibi

Kaymakamlık bünyesinde kurulacak standardizasyon çalışmasında Kalite Yönetim Sisteminin yapılandırması ve Vatandaş Odaklı Hizmet Yönetimi uygulamalarının yürütülmesi için Kaymakamlık bünyesinden bir koordinatörün belirlenmesi gerekecektir.

Koordinatör Görevleri

Danışmanlık firması ile iletişim içinde sistem kurulumu çalışmalarını koordine etmek

Vatandaş memnuniyet anketlerinin yönetimini sağlamak

Sistem kuracak olan diğer resmi kurum kuruluşların çalışmalarına destek vermek

Çalışmaların sonuçlarını ve sistem iyileştirme için gerekli kaynak ihtiyaçlarını yönetime bildirmek

Planlanan iyileştirme çalışmalarının takibini yapmak

3.1.3 İletişim

Projede Kaymakamlık bünyesinde yürütülecek çalışmalar için bir web portalı oluşturulacaktır. Bu portalda;

-    Kaymakamlık Vatandaş Odaklı Hizmet Yönetimi Çalışmalarının Tanıtımı

-    İlçe Genelinde Vatandaş Memnuniyet ve Şikayet Yönetimi

-    Projem Var Başlığı Altında Proje ve Fikirlerin Toplandığı Bir Başvuru Alanı

-    Manavgat İlçe Kaymakamlığının Kalite Dökümanları

-    Manavgat Kaymakamlığı Koordinatörü ile Diğer Kurum Koordinatörlerinin İletişim Bölümü

-    Manavgat Kaymakamlığı Tarafından Ortaya Konmuş Manavgat Kurumsal Hizmet Yönetimi Standartları

yer alacaktır.

3.1.4 Sistem Kurulumu

Projede 2 Danışman MIS tarafından hizmet verecektir. Dönemsel ziyaretlerle standart gerekleri için gerekli dökümantasyon ve eğitim başlıklarını proje koordinatörü ile çalışacak ve yönetimin onayına sunulacaktır.

Yönetimin onayladığı prosedür ve talimatların nasıl birimlerce uygulanacağı eğitim formatında yine danışmanlarca sağlanacaktır.

MIS aşağıdaki eğitimleri sağlayarak kurumda sistem için yetkin personellere ulaşılmasını sağlayacaktır.

3.1.5 Eğitimler

PC Destekli Yönetici Eğitimi

Amaç: Kaymakamlık bünyesinde çalışan yönetim kadrosunun yönetim yeterliliklerini arttırmak

Katılımcılar: Kaymakalık orta ve üst düzey yöneticiler

ISO 9001 Temel ve Dokümantasyon

Amaç: Kaymakamlık birim temsilcilerinin standart gereksinimlerini anlamasını  ve uygulanması için neler yapılması gerektiğini aktarmak

Katılımcılar: Kaymakamlık birimlerinden seçilen Kalite Geliştirme Ekip Üyeleri

İç Tetkik

Amaç: ISO 9001 standardının Kaymakamlık birimlerinde  uygulanmasını çapraz denetimlerle değerlendirecek ekibin yetiştirilmesidir.

Katılımcılar: Kaymakamlık bünyesindeki birim temsilcileri

3.2 Kaymakamlık ile Paralel Hizmet Verecek Kurumların Standardizasyonu

3.2.1 Kurumsal Hizmet Yönetimi Temsilcileri

Her kurum/kuruluş kendi bünyesinde koordinasyonun sağlanması ve kendi kurumundaki standardizasyonu işletmesi için kurum temsilcisini kurumun üst yetkilisinin imzaladığı bir atama yazısı ile atayacaktır.

Atama Yazısı

T.C. Manavgat Kaymakamlığı tarafından koordine edilen Vatandaş Odaklı Hizmet Yönetimi ve Kurumsal Kalite Yönetimi çalışmalarına kurumumuz bünyesinde .......................... görevlendirilmiş olup, kendisine Kaymakamlık Kurumsal Kalite ve Vadandaş Odaklı Hizmet Yönetimi Standardizasyonu bünyesinde oluşturulan DD 02 " Kurum/Kuruluşlarda Görevlendirilen Kurumsal Hizmet Yönetimi Temsilcisi Görev ve Sorumlulukları" nda belirtilen görev ve sorumluluklar tebliğ edilmiştir.

                                                                                                           Kurum Yetkilisi

                                                                                                           Tarih/İmza

3.2.2 Kurum Standardizasyonu

Kurum/Kuruluşlar ortaklaşa ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi  ve ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi standartlarına uyum sağlayacaktır. Bu konuda hizmet almak isteyen kurumlar Eğitim/Danışmanlık Hizmetleri Talep Formunu doldurarak Kaymakamlık Proje ve  Koordinasyon Birimine ulaştıracaktır. Hizmet alımı(Danışmanlık ve Eğitim) her kurum tarafından ayrıca yürütülecektir. Ancak standartların uygulanması sırasında sürekli Kaymakamlık Koordinasyonuna bağlı kalınacaktır.

Bu standartların dışında Kurum/Kuruluşlar Kaymakamlık Proje ve Koordinasyon Birimi ve yine kaymakamlıkça oluşturulan Manavgat Standardizasyon Komitelerince oluşturulan ilçeye özel standartlara uymak Kurum/Kuruluşların görev sorumlulukları arasında yer alacaktır.

Çapraz Denetim

Projeye katılan her kurum asgari 3 kişiden oluşan bir ekibi standardizasyon çalışmalarına dahil edecektir. Bu çalışmaların zaman ve gündemi yazılı olarak kurum/kuruluşlara Kaymakamlık Proje/Koordinasyon Merkezince bildirilecektir.

Bahsei geçen ekip aynı zamanda Kaymakamlıkça yürütülecek olan İlçe Standardizasyon Denetçi Yetiştirme Eğitimlerine katılacak ve ilçe genelinde yürütülecek denetimlerde denetçi olarak yer alacak ve denetim sonuçlarını Kaymakamlık Yönetimine raporlayacaklardır.  Denetimler yılda asgari 3 defa yürütülecektir.

3.2.3 Kurumsal Verimlilik Analizi

Kaymakamlık bünyesinde ve kaymaklığa bağlı diğer kamu kuruluşlarındaki iyileştirme çalışmalarının daha etkin olarak sağlanması amacı ile kurum verimllik analizlerinin yapılması sağlamacaktır.

Bu analizler sayesinde yapılacak iyileştirne çalışmalarında sistem içerisinde yer alan bireylerden destek alınarak çalışan odaklı iyileştirne çalışmaları tasarlanacaktır.

Bu sayede proje boyunca çalışanların katılımı sağlanmış olup daha dinamik bir yönetim sistemi alt yapısı oluşturulacaktır.

3.2.4 Proje Süresi

Manavgat Kaymakamlığı Uluslararsı Standartlara Göre Belgelendirme Öngörülen Süre: 5 Ay

Manavgat Kaymakamlıkla Paralel Çalışacak Kurum/Kuruluşlar İçin Öngörülen Çalışma Süresi 6 ay

Kurumsal Kalite Yönetimi İçin Danışmanlık Eğitim Hizmeti Almak İsteyen Kurum Kuruluş Talep Formu

Diğer Proje Başlıkları
Projeler

Manavgat Kaymakamlığı

Memnuniyet ve Şikayetleriniz
Kaymakamlığımız çalışmalarından memnuniyet ve şikayetlerinizi bize iletmenizi rica ederiz. bilgilendirmek için tıklayınız...
" Bir Projem Var "
Kaymakamlığımız siz değerli halkımızın fikirlerini ve düşüncelerine değer veriyoruz. Siz değerli halkımızın güzel projelerini bize ulaştırmanızı istiyoruz. göndermek için tıklayınız...
Bilgi Edinme

Kaymakamlığımız ve diğer birimlerimizde bilgilenemek istediğiniz konu ve sorularınız bekliyoruz.
sorularınız için tıklayınız...